Årsmötestiderna närmar sig för länets lokala kulturföreningar.
Här kommer några punkter att ha till stöd i planeringen av ert kommande årsmöte och annat som är bra att tänka på.

Att tänka på /förbereda

Vad står i era stadgar?

Läs på så ni vet vad som måste ingå i ert årsmötes dagordning! Här finns även alla riktlinjer kring sammankallande av medlemmar, styrelsens konstruktion mm.

Kallelse till medlemmar

Kallelse ska enligt stadgarna skickas 4 veckor före årsmöte till medlemmarna. Det kan exempelvis ske via mejl, brev eller sociala medier. Hur kan ni kommunicera mötet för att nå så många som möjligt, inklusive nya medlemmar?

Bokslutsarbete

För att årsmötet ska kunna besluta om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen måste bokföringen ska vara avslutad med bokslut. Den ska också kommenteras i revisionsberättelsen från föreningens revisor. Det är också möjligt att anlita revisionsbyrå för extern granskning. Finns det ekonomi för detta är det fördelaktigt, både ur demokratisynpunkt och för styrelsens trygghet.

Valberedningens arbete

• Var ute i god tid
• Fråga samtliga i styrelsen om hur fortsatt deltagande känns - och vad de ser som sin kompetens i styrelsen och hur det känns att ingå.
• Vilka utvecklingsbehov finns, vilka personligheter, kontaktytor eller förmågor behövs? Fråga runt, från nya, fråga de ni inte känner om det kan finnas intresserade som gillar kultur eller nya utmaningar! Tänk arbetsplatser, sociala nätverk, bibliotekarien eller skolchefen som känner många och som kan tipsa vidare. Fråga inte de som ni redan vet jobbar med tre andraföreningar, be dem hellre tipsa er om andra. Fråga de som ser sig ha tid och lust.
• En styrelse ska vara minst tre personer men rekommenderat för en arrangörsförening är minst sju för att ha en bra förutsättning att fördela arbete och ansvarsområden. Gärna fler!
• Finns det de som inte är så aktiva i styrelsen? Är anledningen att styrelsearbetet inte utfor-mats som aktiverande för alla, eller beror det på att ledamoten inte är intresserad av/ har tiden att bidra till föreningen? Som valberedning kan det vara bättre för föreningens utveckling att föreslå en mindre aktiv ledamot en yttre position som föreställningsvärd eller liknande och hitta nya engagerade för styrelsepositionen. Det är ju därifrån idéerna och ambitionerna kommer ifrån i första hand.
• Riksteatern Västerbotten erbjuder era lokala valberedningar en kurs och ett tillfälle att diskutera valberedningens arbete 19 och 21 januari. Här finns information och anmälan

Genomförande av årsmötet

• Dagordningen för årsmötet ska vara utformad enligt föreningens stadgar
• Förbered val av valberedning med att tillfråga personer i förväg!
• Tänk på att det ska vara trevligt att gå på årsmöte! Vad kan ni tillföra som skapar social stämning under mötet? Utnämningar, beröm och nya satsningar som presenteras passar finfint på ett årsmöte!
• Verksamhetsberättelse för hur det föregående året genomförts ska presenteras under mötet som en återkoppling för styrelsens insats.
• Val av styrelse - observera att valberedningens förslag kan kompletteras med ytterligare för-slag från årsmötet. Det är årsmötet på plats som väljer den slutliga styrelsen, ordförande samt övriga ledamöter. Sammansättningen i övrigt bestäms av styrelsen själv på nästkommande konstituerande styrelsemöte. Finns det ytterligare frågor kring årsmötet, kontakta Riksteatern Västerbotten.

Efter årsmötet

• Uppdatera Riksteaterns intranät med eventuella förändringar i styrelsens sammansättning.
• Meddela Riksteatern Västerbotten om förändringar i styrelsens sammansättning, eventuella nya kontaktpersoner mm.
• Skicka verksamhetsberättelse och Balans- och resultatrapport till Riksteatern Västerbotten, helst digitalt
• Kontakta bank, bidragsgivare med flera och uppdatera dom om aktuella firmatecknare.